Как выбрать сканер документов для малого бизнеса

Автор: Мариса Санфилиппо.

Сканеры документов позволяют создать цифровой архив и избавиться от картотеки.

Используя сканер документов для бизнеса: вы высвобождаете больше места в своем офисе, можете повысить безопасность конфиденциальной информации, а также получаете электронную копию важных документов, которые не будут безвозвратно потеряны.

Как выбрать сканер для своего малого бизнеса

Чтобы помочь себе выбрать лучший сканер документов для бизнеса, попробуйте задать себе несколько ключевых вопросов, которые помогут эффективно сузить область поиска.

Что нужно сканировать?

Выбранный тип сканера должен легко сканировать типы документов, которые нужны для оцифровки и воспроизводить четкие изображения.

Сканируете бумажные документы и квитанции? Нужно сканировать удостоверение личности с фотографией? Планируете сканировать фотографии?

При выборе сканера в первую очередь следует учитывать элементы, которые планируете сканировать. Большинство сканеров документов способны легко обрабатывать бумажные документы, квитанции и удостоверения личности с фотографиями.

Однако, для сканирования фотографий понадобится сканер, разработанный специально для изображений. Фотосканеры предлагают более высокое разрешение и улучшенную цветопередачу, сохраняя внешний вид фотографий при цифровой визуализации.

Сколько документов собираетесь сканировать?

Если планируете оцифровать бумажные архивы, вам понадобится сканер документов большого объема.

Высококачественные сканеры документов обычно поставляются с устройством автоматической подачи, которое может оцифровывать большие объемы документов, не требуя пристального надзора, что позволяет создавать цифровой архив ваших файлов.

Однако, если планируете только время от времени сканировать документы, вам лучше подойдет менее дорогая модель.

В зависимости от ваших потребностей существуют портативные сканеры документов, которые выполняют эту работу, а также приложения для смартфонов, которые используют камеру телефона для воссоздания документов в цифровом виде.

Вам нужно оптическое распознавание символов?

Оптическое распознавание символов (OCR) позволяет компьютеру легко читать текст в документах.

OCR упрощает систематизацию, поиск и форматирование отсканированных документов. OCR, как правило, является отраслевым стандартом, включенным в большинство современных сканеров документов, и может значительно сэкономить время для предприятий.

Какую операционную систему ты используешь?

Очень важно, чтобы сканер документов, который собираетесь приобрести, был совместим с используемой вами операционной системой.

Большинство сканеров документов хорошо работают с программным обеспечением для ПК, но меньше доступно для Mac и Linux.

Если в вашей компании используется Mac OS или Линукс, узнайте у торгового представителя или производителя, совместим ли рассматриваемый вами сканер документов с вашей операционной системой.

Но даже если сканер не сразу совместим с Mac OS из коробки, можно установить сторонние драйверы, однако они иногда могут снизить функциональность и снизить производительность.

Датчик изображения какого типа вам нужен?

Контактный датчик изображения — менее дорогой и более компактный вариант. Однако ему будет сложно правильно сканировать мятую бумагу или переплетенные страницы.

Покупка устройства с зарядовой связью устраняет эту проблему, но сканер займет много места и будет стоить намного дороже.

Какое разрешение вам нужно?

Если сканируете только документы, подойдет стандартное разрешение от 600 до 1200 точек на дюйм.

Если сканируете фотографии, вам понадобится не менее 2000 dpi. Однако будьте готовы заплатить значительно больше за сканер с более высоким разрешением.

Какая глубина цвета вам нужна?

Как и разрешение, низкая глубина цвета — это нормально, если вы только сканируете документы. Для фотографий вы должны стремиться к глубине цвета не менее 48 бит.

Вам нужно подключение по USB?

Современные сканеры имеют функции беспроводного подключения; тем не менее, USB-соединение все еще можно использовать в качестве резервного варианта.

В качестве альтернативы, если вам нужен принтер, который не подключается по беспроводной сети, вы можете выбрать USB-подключение вместо других типов подключений.

Хорошие ли отзывы у покупателей?

Как и в случае с любым другим продуктом, технические характеристики являются лишь одним из элементов общего решения. Без обилия положительных отзывов покупателей хорошие характеристики мало что значат.

Источник:
www.business.com/articles/document-scanner-buying-guide/